Hallo Frau Weber, zum Start erst einmal etwas Persönliches: Seit wann engagieren Sie sich beim TV Linz?

Als Übungsleiterin bin ich inzwischen seit rund 30 Jahren aktiv. Angefangen habe ich zunächst als Helferin, seit etwa 20 Jahren bin ich dann auch mit Vertrag tätig. Im Jahr 2009 habe ich die Übungsleiter-C-Lizenz absolviert, zwei Jahre später folgte die Übungsleiter-B-Lizenz. Das Amt der Kassiererin habe ich schließlich vor rund neun Jahren übernommen.

Als Sie dieses Amt übernommen haben, hat der TV Linz bereits mit IntelliVerein gearbeitet?

Ja, kurz vor meiner Amtsübernahme wurde IntelliVerein bei uns im Verein eingeführt. Meine Vorgängerin hat damals in sehr mühevoller Kleinarbeit alle vorhandenen Daten aus den bisherigen Unterlagen in das neue System eingepflegt. Lediglich die Einzüge der Mitgliedsbeiträge liefen zuvor schon über ein anderes Programm. Dieses mussten wir dann auch noch eine Zeit lang parallel nutzen, bis alle Mitgliederdaten sauber abgeglichen waren. Das war insgesamt mit sehr viel Arbeit verbunden.

Wie hat sich Ihre Arbeit durch das Programm verändert?

Wenn die Daten einmal korrekt eingepflegt sind, bedeutet das Programm eine enorme Arbeitserleichterung – vor allem bei den Beitragseinzügen. Aber auch darüber hinaus ist das Handling insgesamt sehr einfach und übersichtlich. Bei rund 540 Kindern und Jugendlichen im Verein ist für uns zum Beispiel die sogenannte „Familienfunktion“ extrem hilfreich. Auch die Sortier- und Filtermöglichkeiten sowie die Gruppenzuordnungen nutze ich regelmäßig. So behalten wir jederzeit den Überblick darüber, wie unsere mehr als 30 Sportgruppen ausgelastet sind. Und falls doch einmal Fragen oder Probleme auftreten, erreicht man bei IntelliVerein sehr schnell eine Ansprechperson, die weiterhilft.

Wo sind Ihnen bislang „Grenzen“ des Programms begegnet?

Ein Programm ist immer nur so gut wie die Daten, die eingegeben werden – und wie zuverlässig wir diese von unseren Mitgliedern erhalten. Eigentlich bräuchten wir im Verein noch eine Person, die konsequent nachhakt, wenn zum Beispiel ein Konto aufgelöst wurde oder sich Daten geändert haben. Zusätzlich kam im letzten Jahr eine EU-weite Gesetzesänderung zum Abgleich von IBAN und Namen hinzu. Das hatte zur Folge, dass ich alle unsere rund 950 Lastschrifteinzüge einzeln überprüfen und anpassen musste. Das war zeitlich sehr aufwendig.

Greifen auch andere Vorstandsmitglieder auf das Programm zu?

Ja, auf jeden Fall. Unser Vorstand nutzt IntelliVerein regelmäßig, um sich verschiedene Daten auszuwerten – etwa für Jubiläen oder um Überblick darüber zu bekommen, wie die einzelnen Sportgruppen laufen. Auch die integrierte E-Mail-Funktion für Rundschreiben, Mitgliederinformationen oder Einladungen zur Jahreshauptversammlung wird von ihm genutzt.

Gibt es Funktionen, die Sie bislang noch nicht einsetzen? Und ist das für die Zukunft geplant?

Bisher haben wir noch keine Veranstaltungen direkt über das Programm organisiert. Das könnte ich mir für die Zukunft aber gut vorstellen. 

Was machen Sie im Verein darüber hinaus im Bereich Digitalisierung?

Wir nutzen zusätzlich eine Vereins-App mit rund 400 Nutzerinnen und Nutzern. Wer dort an den Chats teilnehmen möchte, muss sich nur mit seinem Namen anmelden. Diese Angaben gleichen wir mit unseren Mitgliedsdaten ab und schalten die Personen anschließend frei. Über die App erhalten die Mitglieder schnell aktuelle Informationen vom Verein und können sich zum Beispiel auch direkt bei ihren Übungsleiterinnen und Übungsleitern an- oder abmelden. Unsere App ist zum Teil auch kompatibel zu IntelliVerein, sodass einige Daten übernommen werden können. Einige Übungsleiter*innen nutzen die App auch für die Übungsleiterabrechnung. Die gegebenen Stunden können sofort gespeichert und einmal im Quartal zur Abrechnung freigegeben werden.

Würden Sie anderen Vereinen den Schritt zu einem Vereinsverwaltungsprogramm empfehlen?

Ja, auf jeden Fall. Ein solches Programm vereinfacht die Arbeit im Vereinsalltag deutlich und entlastet den Vorstand spürbar.​

Das Interview führte Dominik Stuntz

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