„Zugriff von überall“

Ein Vorstandswechsel als digitaler Wendepunkt

Der TuS Girod/Kleinholbach hat sein Gameplay optimiert und bewältigt die Vorstandsarbeit jetzt im digitalen Co-op-Modus. Ein Schritt, der sich für alle gelohnt hat und zeigt, dass digitale Zusammenarbeit in jedem Alter klappt.


„Ich kann nur alle Vereine ermutigen, diesen Weg zu gehen. Die Kommunikation wird schneller, die Arbeit leichter – und das Ehrenamt wieder ein Stückattraktiver.“ 

Marion Wittelsberger

Der Auslöser für den digitalen Aufbruch beim TuS Girod/Kleinholbach war ein personeller Einschnitt. 2022 stellte sich der Vorstand neu auf, nachdem der bisherige erste Vorsitzende nicht mehr zur Verfügung stand. Statt das klassische Modell fortzuführen, entschied sich der Verein bewusst für eine moderne Struktur: einen vierköpfigen geschäftsführenden Vorstand nach Ressortprinzip sowie einen erweiterten Gesamtvorstand mit klar zugeordneten Zuständigkeiten. Ziel war es, Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen und die Vorstandsarbeit insgesamt attraktiver zu machen.

„Diesen klassischen Posten des ersten Vorsitzenden will ja allgemein heutzutage kaum noch jemand übernehmen“, erklärt Marion Wittelsberger, Geschäftsführerin des Vereins. „Auch bei unserer Suche hat sich – trotz mehrerer Anfragen – niemand für die Nachfolge als erster Vorsitzender bereiterklärt. Also haben wir uns gefragt: Wie können wir Vorstandsarbeit attraktiver und praktikabler gestalten?“ Die Antwort lautete schnell: klarere Zuständigkeiten – und mehr Digitalisierung.

Cloud- statt Einzelzugriff

Schon zuvor hatte der Verein erste digitale Schritte unternommen. Mitglieder- und Finanzverwaltung liefen über eine Vereinssoftware, allerdings zunächst nur auf einem einzelnen Rechner. Das erwies sich im Alltag zunehmend als Hindernis. „Wenn jemand im Urlaub war, kam man an wichtige Daten einfach nicht ran“, erinnert sich Wittelsberger. Gerade weil im Verein immer zwei Personen vertretungsberechtigt sind, war ein gemeinsamer Zugriff auf aktuelle Informationen notwendig.

Die Lösung war der Umstieg auf eine cloudbasierte Online-Version der Software sowie die konsequente Nutzung von Microsoft 365 mit OneDrive. Zwar bedeutete das höhere Kosten, doch der Nutzen überwog deutlich. „Das ist sinnvoll investiertes Geld – es erleichtert uns die Arbeit enorm“, betont die Geschäftsführerin. Heute können mehrere Vorstandsmitglieder parallel auf Mitgliederlisten, Finanzdaten oder wichtige Dokumente zugreifen – unabhängig von Ort und Zeit.

Ein Digitaltag bringt Struktur

Ein wichtiger Meilenstein war ein vereinsinterner „Digitaltag“. Der Vorstand nahm sich bewusst Zeit, um bestehende Abläufe zu hinterfragen, alte Papierordner zu sichten und eine einheitliche digitale Struktur aufzubauen. Dabei wurden nicht nur Ordner neu angelegt, sondern auch konsequent aussortiert: Bis zu 25 alte Aktenordner verschwanden aus dem Vereinsheim.

Vor allem Finanzvorständin Desiree Zuber trieb diesen Prozess maßgeblich voran. „Sie hat sich wirklich hingesetzt, Ordner durchdacht, nummeriert und logisch aufgebaut“, so Wittelsberger. Gemeinsam wurden Zugriffsrechte festgelegt und Abläufe vereinheitlicht. „Das schafft Übersicht und verhindert, dass Dokumente doppelt oder unauffindbar abgelegt werden.“

Zusammenarbeit neu gedacht

Die digitalen Strukturen beschränken sich nicht auf den Vorstand. Für Veranstaltungen wie den vereinseigenen „Adventszauber“ arbeitet der TuS mit Arbeitskreisen. Ehrenamtliche Helfer*innen erhalten gezielten Zugriff auf freigegebene Ordner mit Protokollen, Ablaufplänen oder Einkaufslisten.

„Das spart unzählige E-Mails und Nachfragen“, sagt Wittelsberger. „Alle greifen auf denselben Stand zu – das ist für die Zusammenarbeit eine riesige Erleichterung.“ Perspektivisch sollen auch Übungsleiter*innen stärker eingebunden werden, etwa indem Abrechnungen direkt digital abgelegt werden. „Das sind Ideen, die sich jetzt erst durch die neuen Möglichkeiten ergeben.“

Vorteile, die im Alltag zählen

Der größte Gewinn liegt im schnellen Zugriff auf Informationen – jederzeit und von überall. „Ich kann nach der Arbeit kurz ins OneDrive schauen und weiß sofort, was noch zu erledigen ist“, beschreibt Wittelsberger. Auch kurzfristige digitale Vorstandssitzungen per Videokonferenz gehören inzwischen zum Alltag.

Gerade im Ehrenamt ist dieser Zeitgewinn entscheidend. „Wir investieren viele Stunden in den Verein – da ist jede Vereinfachung Gold wert“, sagt die Geschäftsführerin. Protokolle, Satzungen oder Unterlagen für das Finanzamt sind sofort griffbereit, statt mühsam zusammengesucht zu werden.

Alle mitnehmen – unabhängig vom Alter

Der Gesamtvorstand ist altersmäßig breit aufgestellt, von Ende 20 bis über 60 Jahre. Eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Lösungen gab es vereinzelt, doch der gemeinsame Nutzen überzeugte. „Nicht jeder kommt aus einem digitalen Beruf, aber alle haben die Vorteile erkannt“, so Wittelsberger, die klar macht, das mit den bisherigen Maßnahmen das Ende noch nicht erreicht ist: „Perspektivisch wollen wir auf einen digitalen Mitgliedsantrag umstellen.“

Der TuS Girod/Kleinholbach zeigt, wie Digitalisierung im Verein praxisnah gelingen kann: Schritt für Schritt, mit klarer Verantwortung und der Bereitschaft, in gute Lösungen zu investieren. „Ich kann nur alle Vereine ermutigen, diesen Weg zu gehen“, fasst Marion Wittelsberger zusammen. „Die Kommunikation wird schneller, die Arbeit leichter – und das Ehrenamt wieder ein Stück attraktiver.“​

Dominik Seel